CARA MENERIMA TELEPON

TIPS MENERIMA TELEPON YANG BAIK

Percaya tidak percaya, ketrampilan menjawab telepon merupakan hal penting dalam kesuksesan bisnis. Hingga kini telepon masih menjadi alat utama dalam mendekatkan diri dengan para rekan bisnis atau klien.

Cara seseorang menjawab telepon di kantor2 akan menjadi bentuk kesan pertama bagi rekan bisnis atau klien.

Berikut tips menerima telepon untuk mencapai sukses dalam bisnis :

-        Angkat dan jawab panggilan yang masuk sebelum dering ke tiga.
- Saat menerima telepon, usahakan selalu dengan suara yang hangat dan penuh antusia.

-        Ketika menjawab telepon, sambut penelepon dengan sopan dan jangan lupa untuk       menyebutkan nama perusahaan kita bekerja, misalnya : ”HOTEL SAHID JOGJA” selamat pagi, dengan rama, ada yang bisa saya bantu......?

-        Ucapkan setiap kata dengan jelas, pertahankan suara tetap lembut dan bicara perlahan serta sejelas mungkin.

-   Atur bahasa yang di gunakan dengan baik. Jangan sekali-kali mengunakan bahasa      gaul, gunakan bahasa yang formal. 

-   Usahakan agar suara dan kosa kata selalu positif.
    Tuliskan pesan dari penelepon dengan lengkap. Jika ada sesuatu yang kurang  paham atau ejaannya kurang dimengerti seperti nama, alamat mintalah dengan sopan untuk mengulang kembali

-  Selalu tanyakan pada penelepon, apakah tidak keberatan untuk menunggu sebentar saat kita menyambungkan dengan orang yang dituju, dan jangan melupakan orang yang menunggu di saluran tersebut. Jika orang yang dituju sedang sibuk, kita bisa menanyakan, `anda mau menunggu atau nanti menghubungi kembali`.

-  Pastikan panggilan telepon bisnis kita dijawab dalam setiap deringan dan dijawab dengan cara yang profesional.

Jika anda adalah seorang operator telepon pada sebuah perusahaan maka anda harus mempunyai sebuah sikap dalam mengangkat telpon, tidak sembarangan berikut adalah tata caranya :

1. Gunakan suara yang alami, tidak dibuat-buat dan tidak dilebih-lebihkan

2. Sertakan suara anda dengan senyuman dan rasa ingin menolong

3. Gunakan kata / kalimat yang dapat menarik perhatian selama tiga kali dalam percakapan

Usai berbicara
• Ucapkanlah terima kasih kepada penelpon
• Biarkanlah penelpon yang menutup teleponnya

Persiapan dalam mengangkat telepon
• Ketahui masalah apa yang sedang dibicarakan
• Tulislah pertanyaan atau poin-poin penting pada sebuah catatan atau  selembar kertas
• Terimalah penelpon dengan ramah dengan mengucapkan salam
• Perkenalkan nama anda dan nama perusahaan anda
• Jangan menguasai pembicaraan, membatasi penelpon
• Tanyakan bila penelpon mempunyai janji
• Jelaskan pesan-pesan anda secara ramah dan jelas

 

MENGHADAPI PELANGGAN YANG KECEWA.

Ada banyak ketidakpuasan, dan bahkan permusuhan, pada bagian dari pegawai, kasir, resepsionis dan lain-lain yang melayani di garis depan bisnis, yang disebabkan oleh cara mereka diperlakukan oleh pelanggan tertentu.

Salah satu tujuan artikel ini adalah memberi orang informasi yang mereka butuhkan untuk membangun hubungan bisnis yang lebih baik dan lebih sukses dalam karir mereka melalui perilaku profesional mereka. Itu mengarah pada pertanyaan tentang bagaimana untuk mempertahankan profesionalisme Anda saat berhadapan dengan orang yang sulit.

Anda tidak dapat mengontrol perilaku orang lain, tapi Anda dapat mengendalikan Anda sendiri dan Anda bisa mempengaruhi orang lain. Dalam menghadapi kesulitan ini berarti tidak membiarkan emosi Anda mempengaruhi

What Anda katakan dan lakukan kembali.

 Just tersebut karena pelanggan

 Is      kasar ada alasan untuk budi.

tenang Sisa bawah api tidak sulit jika Anda mempersiapkan untuk itu dan jika Anda menyadari bahwa reputasi Anda layanan pelanggan di telepon. Jadi bagaimana Anda bisa tetap tenang Anda?

Dengarkan pelanggan keluar. Jika Anda memperhatikan apa yang Anda dengar, Anda mungkin menemukan apa masalah sebenarnya dan mampu memperbaikinya tentang. Sebagian besar dari waktu, kita berpikir keras apa yang akan kita katakan selanjutnya bahwa kita tidak pernah mendengar apa yang orang lain katakan.

Mendengarkan memiliki manfaat lain. Jika Anda membiarkan orang berbicara tanpa gangguan, mereka akan mendengar sendiri dan menyadari betapa mereka suara. Sebagian besar akan minta maaf dan menjadi koperasi.

Berempati dengan orang lain.. Ketika Anda mengatakan bahwa Anda memahami mengapa pelanggan kecewa, Anda tidak lagi pada dasarnya musuh Anda telah bergabung dengan pelanggan dalam situasi ketika Anda melihat pandangannya.

Minta maaf untuk apa pun yang marah pelanggan Anda. Ini merupakan langkah sulit. Hal ini terutama sulit jika Anda tidak membuat masalah, tapi tulus "Maafkan aku" bisa mengubah situasi sekitar 180 derajat.

Menerima tanggung jawab atas apa yang terjadi dan memberitahu pelanggan apa yang akan Anda lakukan untuk membantu. A menawarkan itikad baik untuk melakukan hal yang benar akan pergi jauh dalam memenangkan lebih dari orang marah.

Melompat ke dalam perdebatan dengan orang-orang marah hanya membuat hal-hal buruk. Anda berdua kalah. Bila Anda mengambil jalan tinggi dan tetap tenang, Anda menang. Begitu juga pelanggan.